회의 효율이 높지 않은 원인 및 해결 방안

회의 효율이 높지 않은 원인 및 예방성 관리

     1、会议的通病──效率不高 

샤오왕은 한 회사의 직원이고, 그는 회사 회의에 대해 자신의 생각을 가지고 있으며, 그의 생각은 많은 회사 회의의 어떤 현상을 반영하고, 우리는 고려할 만하다.

    很多公司往往由於以下原因，开会效率低下： 

     公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 

     许多主管对於何时开会几乎都不徵询员工的意见。这使得员工疲於奔命，甚至得延後或放弃叁加其他会议。

일부 직원들은 이미 중요한 고객이나 정부 관원들과 약속이 있어서 출석할 수 없기 때문에 회의를 진행하기 어렵다.

여기에 도착한 사람들은 종종 의제와 가장 밀접한 사람이 아니기 때문에 준비가 불충분하거나 아예 준비가 되지 않는다.

2, 회의 효율이 높지 않은 원인 회의의 효율은 일반적으로 다음과 같은 7가지 원인으로 발생한다.

이 일곱 가지 이유에서 세 가지 원인은 회의의 치명상 때문에 각별히 경계해야 한다.

이 세 가지 원인은 사회자의 기능, 회의 장소 및 회의 준비 작업이다.

     高效会议的八大特徵 

저효율회의와 상대적으로 고효회의가 고효회의로 회의의 효율성이 높지 않은 각종 불이익을 극복했다.

고효회의는 8대 특징을 가지고 있다.

정식으로 회의를 열기 전에 고효회의의 8대 특징을 일일이 열거해 수시로 검증하고 예방적 관리를 철저히 하고, 곧 열리는 회의가 진정한 의미상의 고효회의가 될 수 있도록 건의하다.

     会议规范 

회의 규범은 3개 부분: 회의 시간 배치 규범, 고정 회의 절차 규범 및 회의 규범 자체.

     1、会议时间安排的规范 

     上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 

     上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 

     上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 

     下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 

     2、会议规范本身 

회의 규범은 모두가 공감을 타결하는 회의 수칙을 가리킨다.

회의 규범은 주로 이하 조항을 포함한다:

     所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有叁会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮\"黑脸\".会议结束2-3天後，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。固定的会议流程规范 。固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 

   （1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 

회의의 시작은 구체적으로: 환영을 드립니다. 회의 목적을 밝힌다. 교류회의 의정, 안내 시간 배치, 관련 규제 제도를 지정합니다.

회의를 마치고, 구체적으로 포함하여, 다음 회의를 안배하다.

   （2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 

   「本讲总结」 

회의 효율이 높지 않은 것은 현재 많은 회의의 현황이다.

따라서 회의의 효율이 낮은 원인을 찾아내는 것은 유난히 중요하다.

일반적으로 7가지 요소가 회의 효율이 낮아 이런 요소를 대비해 회의전에 예방 관리를 충분히 해야 한다.

이와 함께 고효회의, 회의규범이 어떤 것이 중요한지를 잘 알기 때문에, 이것을 파악해야만 우리가 회의의 효율을 어떻게 높일 수 있는지 정면적으로 파악할 수 있다.