전자 문서의 정리와 보호

전자 문서 정리

현재 전자 파일 압축 파일의 유형은 디스크, 디스크, 디스크, 테이프가 있으며, 이 일을 잘 하기 위해서는, 파일 종류에 따라 그룹 디스크를 정리해야 한다.

1, 문서 전자 문서 정리

1 은 내부 문건이다.

연도, 조직 기구, 보관기한으로 그룹 오퍼를 진행하다.

첫 번째는 연대, 조직 기구, 보관 기한 반, 둘째 는 연대, 조직 기구, 보관 기한 서류 디스크 보관, 다른 연대, 다른 기간에 따라 정기 고문 을 연장, 전자 파일 보관 수명 을 연장 했 다.

같은 압축 부서의 문서를 같은 판에 집중하여 이용하기 편리하다.

문서의 전자문서팀 전반의 통일 규범을 확보하기 위해 서류 부문은 압축 파일을 접수할 때 집중적으로 완수하고, 조에 따르면 파일은 통일된 데이터베이스 구조와 규범 명제로 작성하고 문서 파일의 목록을 세워 컴퓨터가 반내문서에 대한 검색에 편리하다.

둘째는 외래 문건이다.

문서실 처리를 통해 영상 파일을 스캔하여 인터넷에 들어가고, 각종 공문의 전달, 허가, 감독 모두가 인터넷에서 조작하고 있다.

전자 파일 의 귀환 작업 은 업무 부서 가 파악 해 처리 완료 된 서류 처리 부서 는 문서 의 중요성 에 따라 밀급 과 보관 기한 을 확정 하 고 압축 키 를 압축 키 에 파일 인원 심사 후, 파일 관리 정보 를 덧붙 고, 예를 들면: 분류 번호, 파일, 파일 등 으로 파일 데이터베이스 에 들어갔다.

만약 조회하려면 각 네트워크 터미널을 통해 권한 범위 내에서 조회할 수 있다.

2, 과학 기술 전자 파일 압축 파일

과학 기술 전자 파일 파일의 종류가 비교적 많아, 기건, 설비, 과학 연구, 부동산, 성상 파일을 분류하여 관리할 수 있다.

A. 기건 파일.

기건 파일의 형성은 일반적으로 컴퓨터 인쇄를 이용해 규범을 사용하는 종이로 출력을 출력하는 것이기 때문에 데이터 정보 정리 시 파일 관리에 따라 입력해 지질 파일의 실체를 스캔하고, 파일 번호, 도표 번호, 번호, 번호, 플랫폼 번호에 따라 연결되어 터미널 사용자가 직접 도면 자료를 검색한다.

B. 장치 파일.

기업이 기술과 각종 설비를 구입할 때, 외국 업체들이 자료, 도면 형식을 제공하는 형식은 점차 전자 파일 방향으로 발전하고, 국내 설계원 디자인의 제품도 점차 CAD 설계를 실행하고 기업의 총도 관리도 전자화를 채택했다.

따라서 설비를 도입할 때 반드시 계약서에 전자 파일의 필요조건을 명확하게 제출해야 한다. 시스템 환경, 작업 플랫폼, 파일 형식, 마이크로필름 등이다.

전자 파일 플로피 디스크, 디스크, 기타 반송체 이양과 동시에 전자 파일 내용 설명과 주의사항을 첨부해야 한다.

3 회계 전자 파일 정리

A. 월급표.

임금은 시디롬 형식으로 문서를 보관할 때, 매달 임금 환어음과 함께 단위, 이름, 코드, 숫자, 명세임금 등을 포함하고, 또 명세급 계약서를 동봉하고, 재무와 파일 부문의 양측이 교차할 때 증명서를 제출해야 한다.

B.장부.

기업 회계 장부 내용은 컴퓨터 관리 시스템에 들어갔고, 현재 본 실물은 실제로 컴퓨터의 인쇄물, 컴퓨터 장부의 형식 비교 -, 그 내용도 디스크 형식으로 보존할 수 있다.

그러나 디스크 압축 파일은 반드시 장부 인계서를 사용해야 하며, 계정 이름, 계정 이름, 계정 페이지, 계정 페이지, 유용 날짜, 담당자, 주관 회계, 심사, 기장 등의 인원은 반드시 서명해야 하며, 장부의 진실성과 증거 작용을 증강할 수 있다.

전자 파일 보호

압축 파일 이 오프라인 방식으로 저장하기 때문에 실제 사용 중 대량의 전자 파일을 소프트 디스크로 저장합니다.

디스크는 신형 저장체로 디스크보다 좋은 항간교능력과 구조안정성을 가지고 있으며 전자문서의 장기적으로 보관하는 데 도움이 되므로 파일 부문에 CD디스크 기록기를 조성하여 전자 파일을 CD로 옮겨 CD를 저장하는 것을 제안합니다.

그러나 레코더는 일시적으로 보급되지 않기 때문에 소프트 디스크와 디스크의 보호는 현재 압축 파일 반송체 보호의 중점으로 보호해야 한다.

1, 소프트 디스크 보호

A, 플로피 디스크의 규격, 3.5치 고밀판을 사용하여 보존한다.

B, 소프트 디스크 품질 닫기.

소프트 디스크의 품질은 디스크 정보의 보존 수명에 직접적으로 영향을 미치고, 품질의 소프트디스크는 양호한 보관 조건 아래에서 10년 가까이 보존할 수 있지만, 저품질 소프트디스크는 왕왕 – 년도 되지 않고, 데이터를 읽을 수 없다.

현재 시장에는 적지 않은 품질이 저열한 제품이 존재하기 때문에 소프트 디스크를 구매할 때 품질을 잘 관리해야 한다.

C ·규범 보관 조건.

소프트디스크는 무강자장 간섭, 무진동, 무부식 기체와 온습도가 적당한 환경에서 환경공기의 상대습도가 40%의 50%에 달하고 온도가 14 -24 ℃를 통제할 것을 요구한다.

D, 바이러스 방범 강화.

각 업무부문에 컴퓨터의 바이러스 검사를 강화하여 전자파일을 보존하는 디스크는 바이러스를 확보하고, 디스크를 항상 보호상태에 둔다.

F, 암호화에 대한 관리.

어떤 전자파일은 저장소에 암호화 또는 파일 이름을 포함한 적이 있습니다. 비밀번호나 파일 이름이 잊어버리면 전자 파일이 열릴 수 없습니다.

그래서 이 파일에 대한 암호화 또는 파일 이름 표시 후 보관해야 합니다.

G, 조건이 허용될 때, 적시에 전자 파일을 저장하는 소프트 디스크 반송체를 CD로 바꾸어 오래 저장하기 편리하다.

2, 디스크 보호

A. 배출과 사용을 규범합니다.

디스크의 보관은 상자에 직립되어 대량의 쌓여 디스크가 뒤지지 않도록 하고, 사용과정에서 마찰과 스크래치의 손상을 피하는 것이 좋다.

B. 좋은 온도, 습도 환경을 유지한다.

고온은 광반 산화, 변형과 노화, 습기가 시멘트 토키곰팡이로 변한다.

이 CD를 위해 보관하는 온도는 14 － 24 ℃, 상대 습도 40 ∼ 65% 를 조절하는 것이 좋다.

C. 빛을 피하는 데 주의하라.

광판 재료의 플라스틱 보호층은 자외광에 매우 민감하고 햇빛의 직사광은 과도하게 빛을 노화시킨다.

따라서 시디는 빛을 피하는 데 주의해야 한다.

디스크나 디스크, 정기 복사는 현재 전자 파일 수명을 연장하는 효율적인 조치이며, 디스크는 2년마다 5년에 한 번씩 저장하고, 저장된 반송체와 원반체 같은 번호를 저장한다.