電子ファイルの利用と管理

電子ファイルの利用は紙のファイルと比べて、著しく違っています。もっと速くて便利です。

しかし、これは電子ファイルに依存する枝術に確立しなければならず、必要な先決条件を満たし、相応の管理措置を講じてこそ実現できる。

_1、電子ファイルの利用方法を提供します。

ファイル部門にとって、電子ファイルは利用を提供して、普通は3種類の方法があります。すなわちコピーを提供します。通信は伝送します。直接利用します。

_（1）コピーを提供します。

ファイル部門は、利用者に対してキャリアコピーを提供する場合、ファイルを汎用標準文書の保存フォーマットに変換し、利用者自身で回復と表示のソフトハードウェアプラットフォームを解決しなければならない。

利用者が電子ファイルを利用するソフトハードウェアプラットフォームを備えていない場合には、これらのユーザに印刷物または縮小品を提供することもできる。

_（2）通信伝送

インターネットで電子ファイルを転送します。

この方法は比較的に博物館の際の同じ情報資源の相互交流と比較的に固定的なファイル単位に資料を提供するのに適しています。ポイントを合わせてデジタル通信やインターネットを変換することで実現できます。

_（3）を直接利用する。

利用者がファイル部門または別の検索機関のコンピュータを通じて、ファイル部門のネット上で直接検索する方法です。

利用者に技術支援を提供することができ、通信伝送に比べて大量の管理作業が減少し、より多くの読者が同時に同じ電子ファイルを利用することができるのが特徴です。

この方法の可能性は、アーカイブ館ネットワークシステムにおいて直接利用できる情報リソースの数に依存し、解決できる問題である。

_2、電子ファイルの利用管理。

電子アーカイブの利用方式の多様化と依存技術の多様化により、利用作業の複雑さがもたらされる。

したがって、電子ファイルの利用管理を強化することは、特に重要です。

管理の内包を利用してとても豊富で、情報の安全の角度から出発して、主にユーザーと利用者の管理を提供することがいて、利用のキャリヤーの管理と利用の中で安全な秘密保護の措置などを提供します。

_(1)使用権限の審査。

電子ファイルの利用に関わる人員は、ファイルキャリアの保管者、データシステムの管理者、利用者及びメンテナンス作業員などである。

彼らはそれぞれの仕事の性質と責任の違いから、権限を使って審査する必要があります。

審査は利用する政策決定者によって実行されなければならない。

まず、各種人員レベル、階層に応じて使用権限の認定を行い、これに従って利用システムに登録する。

利用においては、現在の使用者のアイデンティティの合法性とその使用されている機能の範囲は、システムによって自動的に判定され、様々な機能を使用して動作する経路は、システムによって追跡され記録される。

授権されていない機能の使用に関しては、応答を拒否し、警告を与えることができる。

第二に、電子アーカイブ記憶媒体の使用については、電子ファイルの内容の機密レベルと開放度に基づいて、その使用制御の程度を決定し、使用中に利用者の背景状況と利用目的によって彼に対する授権を決定する。

_（2）コピーの提供と回収。

電子ファイルのコピーを提供するのは主要な利用方式ですが、利用時間と利用場所の分散を必ず持ってきます。管理がよくないと、ファイル情報が原則的に散逸してしまいます。

したがって、有効な措置と方法を講じ、厳格に管理しなければならない。

利用者の需要と使用権限を確認してからコピーを作成するべきです。

原則として、キャリアに格納されている電子ファイルの情報をすべてコピーしないようにし、提供されたコピーの再コピーを技術的に防ぐ。

編集者によって公開された電子出版物以外に、それらを利用したコピーは回収しなければならない。

完璧なコピーを提供する手続きが必要で、提供者と利用者の双方はコピーを提供する内容を確認し、使用キャリアの種類、数量、使用時と同じ、最終回収期限及び双方の責任者などの状況を登録する。

回収したコピーに対しては、情報コンテンツの消去処理を行うべきです。

_(3)利用中の安全対策。

電子ファイルは利用中の秘密保護と安全が非常に重要で、しかも紙のファイルと比べて、更に制御しにくいです。

したがって、電子ファイルの利用においては、特に以下の点に注意しなければならない。一は利用者の状況に応じて、原則的に利用者全員に利用方式を提供してはならない。

一般的には、コンテンツは完全にオープンした電子ファイルではなく、コピーで利用するべきではなく、コピーを提供するためには、効率的な監視の下で行わなければならない。三、通信伝送や直接利用などの利用方式を採用する場合、暗号化処理を行い、使用した鍵を定期的または不定期的に交換しなければならない。

電子ファイルの利用と利用管理は私達が出会った新しい課題です。この方面の仕事をしっかりと行って、正確で速くて、安全で、完備的にユーザーに各方式のサービスを提供して、ユーザーの需要を満足させます。