Agricultural Information Society For Public Basic Knowledge: An Overview Of Paper Processing

　　Traitement de la correspondance etTâches fondamentales

Le traitement de la correspondance est la création, la disposition et la gestion de la correspondance.Sa mission fondamentale est de créer, de transmettre, de traiter, de gérer et de traiter la correspondance en temps voulu, avec précision et efficacité.

　　Statut des activités de traitement de la correspondance

Traitement de la correspondanceActivités officiellesSes composantes occupent une place importante dans les activités officielles.Le traitement de la correspondance est une condition sine qua non de l'exercice des fonctions de gestion des archives nationales.

　　Principes fondamentaux du traitement de la correspondance

　　Traitement de documentsIl s'agit d'une activité qui a une fonction spécifique, des procédures méthodologiques spécifiques, des contenus et des formes spécifiques et qui, pour être efficace et rationnelle, doit obéir à des règles spécifiques qui lui sont inhérentes, à savoir: les principes de l'état de droit; le principe de la pragmatisme; le principe de la Qualité intégrale; le principe de la prescription; le principe de l'harmonisation en grappes; le principe de la Division du travail entre les partis; le principe de la confidentialité; et le principe de la simplification.

Liens:

Éléments méthodologiques de la gestion des réceptions

Réception de la correspondance

Il s'agit de la réception de la correspondance par toutes les voies après confirmation, inventaire, vérification, inspection, signature.

Enregistrement des documents

Les principales formes d'enregistrement sont les suivantes: livres, cartes, unimodaux conjoints.

Audit

Les services de secrétariat devraient procéder à l'examen des documents qui doivent être communiqués par les organes inférieurs.Objet de l'examen: si l'organe est compétent; si le texte est conforme aux règles de rédaction; si le contenu est conforme aux lois, règlements et autres dispositions pertinentes de l'État; si des questions relevant de la compétence d'autres secteurs ou régions ont été négociées et signées; et si l'utilisation des langues et la Présentation des documents sont normatives.

Succursale

La circulaire est communiquée aux responsables concernés en fonction de son importance, de la répartition des tâches entre les départements et des systèmes connexes, qui en sont informés.Il s'agit essentiellement de déterminer l'orientation opérationnelle de la correspondance, et il s'agit là d'une tâche importante qui a trait à son exactitude, à sa rapidité et à son efficacité.

Résumé des communications

Il s'agit du traitement des documents importants avant leur soumission, y compris l'établissement de résumés ou de résumés, l'établissement de synthèses, la compilation de données pertinentes, etc.L'objectif est de faciliter la paperasse et d'économiser du temps.

Organisation de la communication

Il s'agit d'activités visant à assurer la transmission et la lecture efficaces de la communication entre un ou plusieurs documents officiels, lorsque ceux - ci sont soumis à un traitement multisectoriel ou multiple.Il convient de noter: 1) Le choix d 'un itinéraire de transmission raisonnable, dans lequel les arbres, les roues et les étoiles sont plus adaptés à la communication officielle; 2) le classement correct et la flexibilité; 3) La séparation appropriée; 4) l' utilisation et le développement de multiples modes de communication; 5) l 'établissement de procédures d' enregistrement strictes et faciles à utiliser; et 13 \ \ 10 (6) l 'examen en temps voulu de la lecture et des résultats.

Catalyseur

Il s'agit des activités de promotion et d'inspection menées dans le cadre du processus d'exécution de la correspondance conformément aux calendriers et aux conditions d'exécution.Les catalyseurs internes et externes.Il convient de veiller à: 1) délimiter correctement la portée du catalyseur et veiller à ce qu'il soit bien ciblé; 2) avoir une idée précise de l'efficacité du temps; 3) Adopter une approche multicatalytique adaptée au contexte local; et 4) renforcer son sérieux et son autorité.